Cara Membuat Surat Kuasa (Gambar: Pixabay/Free_Photos)
Dalam urusan kerja, kuliah, pengurusan pertanahan, perjanjian kerja dan sebagainya ada banyak hal yang kita lakukan dalam urusan-urusan persuratan. Apalagi jika anda harus memenuhi persyaratan tertentu agar segala masalah bisa teratasi. Sayangnya mungkin ada sebagian dari anda tidak bisa menyelesaikan masalah tersebut sendirian. Itulah mengapa anda harus membuat surat kuasa untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan orang yang bersangkutan.
Surat jenis satu ini bukanlah surat yang bisa dikatakan sembarangan baik dari segi fungsi dan tujuannya. Hal ini mengingat sebelum anda membuatnya, anda harus terlebih dahulu berkomunikasi dengan pihak yang lain atau dalam hal ini disebut dengan penerima kuasa. Anda harus menjelaskan terlebih dahulu perkara yang nantinya dilakukan oleh penerima tugas sebelum surat dibuat. Ini bertujuan agar ketika nantinya surat ini dibuat tidak ada masalah yang timbul.
Apa Itu Surat Kuasa?
Surat kuasa pada dasarnya adalah surat khusus yang bersifat formal untuk mewakilkan diri anda kepada orang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan atau perkara. Adanya surat ini memungkinkan anda untuk menunjuk orang lain untuk menyelesaikan permasalahan baik urusan pribadi anda, dinas, lembaga, pekerjaan dan lain sebagainya.
Surat jenis ini sendiri sebetulnya bersifat terbatas, artinya hanya anda dan orang yang ditunjuk sebagai penerima kuasa saja yang mengetahuinya. Namun dalam beberapa hal ada juga yang mengharuskan adanya saksi seperti saksi dari orang dinas terkait ataupun notaris. Biasanya untuk kasus ini bersifat prosedural, tergantung lembaga bersangkutan yang memintanya atau mempersyaratkannya. Sedangkan secara umum hanya terdapat dua pihak saja yang wajib mengetahuinya, yaitu pemberi dan penerima kuasa.
Ketika surat ini sudah dibuat maka penerima kuasa wajib untuk menjalankan tugas sesuai dengan permasalahan yang diperbincangkan dengan pemberi tugas. Jika surat ini dilanggar maka tergantung dari pemberi kuasa apakah akan memperkarakannya atau tidak. Pada dasarnya surat jenis ini bisa berkekuatan hukum baik ketika dijalankan maupun dilanggar.
Jenis Surat
Sebetulnya jika dilihat dari segi jenisnya, ada banyak jenis surat semacam ini digunakan dalam berbagai situasi dan kondisi. Ada juga yang dilihat dari jenis hukumnya yang bermacam ragamnya. Namun dalam prakteknya secara umum, surat ini memiliki beberapa jenis dari segi kegunaannya. Berikut beberapa jenis surat jenis kuasa yang digunakan:
- Surat Kuasa untuk Umum, yaitu surat yang jamaknya dipakai untuk segala urusan yang tidak terkait langsung dengan hukum. Biasanya surat ini mudah sekali ditemui di instansi atau lembaga dinas. Surat yang diperuntukkan secara umum ini biasanya berfungsi sebagai persyaratan untuk mewakilkan permasalahan yang bersifat “ringan” namun si pemberi tugas dalam keadaan yang terbatas. Contohnya seperti pengambilan ijazah, pembayaran kartu dan lain sebagainya.
- Surat Kuasa untuk Urusan Istimewa, yaitu surat yang digunakan untuk urusan yang lebih penting dan bersifat transaksional. Dalam beberapa hal surat ini mirip dengan surat-surat berkekuatan hukum tetap, namun memiliki fungsi yang sama dengan surat pada umumnya. Surat jenis inilah yang biasanya membutuhkan saksi dalam persetujuannya dikarenakan adanya nominal materil (uang ataupun barang) yang digunakan. Selain itu surat jenis ini biasanya mempersyaratkan adanya tenggat waktu untuk menyelesaikan permasalahan. Contoh dari surat untuk urusan ini adalah untuk transaksi dagang, pengalihan lahan, dan lain sebagainya.
- Surat Kuasa untuk Urusan Antar Instansi/Lembaga/Dinas/Perusahaan, sebetulnya surat jenis ini merupakan variasi dari surat kuasa untuk urusan istimewa. Namun biasanya surat satu ini agak berbeda mengingat lebih bersifat terbatas dari segi tempat dan ruang lingkupnya. Selain itu biasanya surat ini lebih dinamis, digunakan dalam segala urusan ringan sampai berat yang berkaitan dengan urusan instansi tersebut. Contoh dari surat kuasa jenis ini adalah untuk menghadiri acara, pembuatan nota kesepahaman, pengadaan tender instansi dan lain sebagainya.
Sifat Surat
- Surat Kuasa bersifat Insidental, maksudnya adalah antara pemberi dan penerima kuasa merupakan orang yang seharusnya dekat seperti rekan kerja, keluarga, atasan ke bawahan dan sebagainya.
- Surat Kuasa bersifat Perseorangan, maksudnya surat kuasa seharusnya hanya dibuat dan digunakan secara person to person. Bukan berkelompok apalagi boleh digunakan siapa saja yang terkait dan tidak terkait. Surat jenis perwakilan ini hanya boleh digunakan oleh seseorang yang memang ditunjuk oleh pemberi kuasa.
- Surat Kuasa bersifat Terbatas, artinya surat tersebut hanya digunakan dalam jangka waktu, tempat, orang, kuasa maupun tindakan tertentu. Hal ini juga berfungsi untuk mengurangi penyalahgunaan kuasa yang disepakati sebelumnya. Surat ini merupakan salah satu surat yang “pendek” dari segi usianya, sehingga normalnya memiliki batas kadaluwarsa yang disepakati kedua belah pihak.
Kegunaan Surat
Sebetulnya ada beberapa kegunaan jenis surat ini tergantung dari jenis-jenis surat kuasa tersebut seperti beberapa contoh di atas. Namun sebenarnya surat kuasa memiliki kegunaan secara umum, diantaranya yaitu:
- Mewakilkan seseorang untuk menyelesaikan tugas atau tindakan tertentu yang harus dilakukan. Ini merupakan alasan paling umum mengapa jenis surat satu ini dibuat. Secara praktis memang benar bahwa surat ini memang digunakan pemberi kuasa untuk mewakilkan tugasnya kepada penerima kuasa. Namun lebih tepatnya yaitu memberikan tugas kepada seseorang untuk melakukan tugas sesuai dengan nilai kepentingan seseorang, lembaga, instansi atau pekerjaan.
- Penjelas kedudukan penerima kuasa bagi lembaga atau instansi bersangkutan. Surat ini pada dasarnya menjelaskan kepada siapa tugas tersebut diwakilkan beserta dengan tindakan yang nantinya diambil. Hal inilah kegunaan surat ini agar menjadi jelas mengapa membutuhkan orang lain untuk menjalankan tugas dan siapa yang ditunjuk.
- Legalitas tindakan mewakilkan, secara umum surat kuasa memungkinkan penerima kuasa untuk bertindak sesuai dengan yang diperintahkan oleh pemberi kuasa. Otomatis surat satu ini juga berfungsi sebagai surat legalitas untuk memberikan penerima kuasa sejumlah tindakan yang diperlukan. Tujuannya tentu saja untuk menyelesaikan permasalahan terkait dengan pemberi kuasa.
Unsur Surat
Secara umum dalam surat kuasa terdapat 4 bagian yang harus ada dan tidak boleh dikurangi baik dari segi unsur maupun formatnya. adalah sebagai berikut:
- Pemberi Kuasa, yaitu orang yang nantinya memberikan kuasa kepada orang yang telah ditunjuk.
- Penerima Kuasa, yaitu orang yang diberikan kuasa untuk melakukan suatu urusan mewakili pemberi kuasa selaku yang memerintahkan. Dalam prakteknya, penerima kuasa ini nantinya diperbolehkan lebih dari satu orang dalam kasus tertentu.
- Isi Surat, yaitu pernyataan mengenai jenis masalah yang harus diselesaikan penerima kuasa sesuai dengan perintah pemberi kuasa. Masalah yang dinyatakan harus dijelaskan dengan detail apa yang harus dilakukan oleh penerima kuasa. Termasuk diantaranya tenggat waktu, jenis tindakan, siapa yang dikuasakan dan yang terkait dengan hal tersebut.
- Tanda tangan pemberi dan penerima kuasa, tanda bahwa kedua belah pihak menyatakan kesepahaman. Pada bagian ini pemberi kuasa harus menyertakan meterai yang saat ini minimal menggunakan nominal angka Rp 10.000,-. Hal ini bertujuan agar pemberi kuasa juga bertanggung-jawab terhadap perintah yang dibuatnya. Selain itu tujuan penggunaan meterai ini juga untuk menghindari penyalahgunaan surat kuasa antar kedua belah pihak maupun pihak lain.
Cara Membuat Surat Kuasa
- Pada bagian atas-tengah surat, harus ditulis dengan huruf kapital dan jelas bertuliskan “SURAT KUASA”
- Tulis/ketik kalimat pembuka dengan kata “Yang bertanda tangan dibawah ini:”
- Tulis/ketik terlebih dahulu profil singkat pemberi kuasa dengan menyertakan nama, umur, alamat, pekerjaan maun nomor Kartu Tanda Penduduk atau tanda pengenal lainnya (KTP/SIM/Kartu Anggota bagi yang sudah bekerja/Kartu Mahasiswa bagi yang sedang berkuliah). Nyatakan dalam surat bahwa anda adalah seorang pemberi kuasa dalam surat setelah menulis profil anda
- Tentukan siapa yang akan diberi kuasa untuk melakukan tugas anda sebagai penerima kuasa. Setelah itu tulis juga profil singkat pemberi kuasa yang formatnya sama dengan profil pemberi kuasa. Nyatakan juga bahwa orang yang anda tunjuk adalah penerima dalam isi surat setelah anda menulis profil penerima tugas.
- Setelah itu anda jabarkan secara detail apa yang harus dilakukan oleh penerima tugas terhadap tugasnya dalam surat ini. Akan lebih baik jika disertai dengan nominal (jika dalam bentuk uang atau transaksi bernilai), jumlah angka (jika terdapat bahan material) ataupun keterangan lainnya untuk menguatkan isi surat.
- Selain itu disarankan untuk menuliskan alamat yang dituju agar nantinya penerima surat ini dapat secara mudah menjelaskan isi maksud surat kepada alamat yang dituju.
- Pada bagian penutup surat, minimal sertakan kalimat “Surat kuasa ini diberikan dengan hak pemberi kuasa baik sebagian maupun seluruhnya.”
- Terakhir tulis/ketik tanggal anda membuat surat ini dan juga bubuhkan tanda tangan anda dan rekan anda sebagai pemberi dan penerima tugas. Selain itu karena surat ini merupakan salah satu format surat perjanjian formal, sertakan meterai Rp 10.000,- pada pemberi tugas sebagai penguat surat.
Saran dalam Pembuatan Surat Jenis Ini
Pada dasarnya hampir semua jenis surat kuasa memiliki kegunaan yang sama meskipun terkadang fungsinya berbeda-beda. Namun surat satu ini merupakan salah satu surat yang memiliki nilai kepentingan dan krusial dalam beberapa hal. Inilah yang membuat surat kuasa memiliki sejumlah hal yang harus diperhatikan, antara lain:
- Tulislah profil baik pemberi maupun penerima kuasa dengan singkat dan identitas yang jelas. Hal ini berguna untuk mengurangi kesalahpahaman jika nantinya surat kuasa digunakan untuk hal-hal yang bersifat krusial dan mendesak.
- Anda sebagai pemberi kuasa haruslah mengenal betul siapa orang yang anda tunjuk sebagai penerima kuasa, entah itu keluarga maupun orang kepercayaan anda. Ini dikarenakan dari sifat surat ini sendiri yang bersifat terbatas. Harusnya anda sebagai pemberi kuasa dapat dengan benar menentukan siapa saja yang hendak anda beri kuasa.
- Pada bagian pernyataan masalah atau isi surat, akan lebih baik jika sebelum ditulis terlebih dahulu dilakukan diskusi kepada yang bersangkutan. Ini untuk memastikan bahwa ketika surat ini ditulis, maka kedua belah pihak mengerti dan sepaham dengan isi surat tersebut nantinya.
- Pastikan isi surat jelas dan dapat dimengerti oleh anda sebagai pemberi maupun penerima tugas. Hal ini penting untuk mengurangi hal-hal yang tidak perlu seperti salah tafsir, multi tafsir dan hal-hal yang justru menghalangi tindakan itu sendiri.
- Ketika nantinya surat ini sudah dibuat, lebih baik untuk tidak langsung menandatanganinya. Namun lihat terlebih dahulu keseluruhan isi dari surat yang sudah dibuat agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Contoh Format Surat Kuasa
SURAT KUASA
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Edi Supriadi
Umur : 64 Tahun
No. KTP/SIM : 3481**********
Alamat : Margorejo HU 2/1334 Yogyakarta 54441
Pekerjaan : Karyawan Swasta
Untuk selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa
Dengan ini menerangkan dan memberi kuasa kepada :
Nama : Kasino
Umur : 27 Tahun
No. KTP/SIM : 3491***********
Alamat : Margorejo HU 2/1334 Yogyakarta 54441
Pekerjaan : Mahasiswa
Untuk selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa
————————————————-KUASA KHUSUS———————————————-
untuk melakukan proses penukaran kartu SIM Card Te***** (No. 085292*******) yang lama dengan kartu SIM Card Telkomsel 4G yang baru di GraPARI Te***** Yogyakarta, Jl. Diponegoro No.97, Bumijo, Kec. Jetis, Kota Yogyakarta.
Surat kuasa ini diberikan dengan hak substitusi baik sebagian maupun seluruhnya.
Yogyakarta, 21 Januari 2021
Penerima Kuasa Pemberi Kuasa
Materai Rp 10.000,-
Kasino Edi Supriadi
SURAT KUASA
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Suparwoko
Umur : 52 Tahun
NIP : 03334******
Alamat : Handayani PL 2/1964 Semarang 64441
Pekerjaan : Ketua Staf Dinas PU
Untuk selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa
Dengan ini menerangkan dan memberi kuasa kepada :
Nama : Winarti
Umur : 46 Tahun
NIP : 5587******
Alamat : Cukul PO 2/8823 Semarang 633331
Pekerjaan : Staf Pekerja Dinas PU
Untuk selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa 1
————————————————-KUASA ISTIMEWA———————————————-
untuk melakukan proses lelang proyek pengaspalan jalan Marang Kowe, Semarang Jawa Tengah sebagaimana dimaksud pada rapat jajak pendapat pada tanggal 24 April 2021. Lelang proyek dibuka dan ditetapkan pada tanggal 18-24 Juni 2021. Oleh karena itu agar Penerima Kuasa 1 dapat memulai program dan mengumumkannya kepada pihak-pihak yang bersangkutan.
Surat kuasa ini diberikan dengan hak guna baik sebagian maupun seluruhnya.
Semarang, 24 April 2021
Penerima Kuasa 1 Pemberi Kuasa
Materai Rp 10.000,-
Winarti Suparwoko
NIP 5587****** NIP 03334******
SURAT KUASA
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Arya Laksana
Umur : 57 Tahun
No. KTP/SIM : 3481**********
Alamat : Jl. Marga Mulya /1334 Bandung 5999
Pekerjaan : Karyawan Swasta
Untuk selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa
Dengan ini menerangkan dan memberi kuasa kepada :
Nama : Eka Priya Wikana
Umur : 27 Tahun
No. KTP/SIM : 3491***********
Alamat : Jl. Siomay 2 No.34 Bandung 56464
Pekerjaan : Karyawan Swasta
Untuk selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa
————————————————-KUASA KHUSUS———————————————-
untuk melakukan proses tukar nama sertifikat tanah atas nama Widya Makmur kepada Arya Laksana, yang beralamat di Jl. Mega Cerah No.27 Bandung, Jawa Barat 575757. Batas tenggat waktu yang dipersyaratkan adalah sesuai yang tertera pada surat undangan sebelumnya, yaitu pada tanggal 27 Maret 2021. Oleh karena itu surat ini diharapkan sebagai penjelas proses tukar nama sertifikat tanah pengganti yang bersangkutan.
Surat kuasa ini diberikan dengan hak guna baik sebagian maupun seluruhnya.
Bandung, 21 Maret 2021
Penerima Kuasa Pemberi Kuasa
Materai Rp 10.000,-
Eka Priya Wikana Arya Laksana