Selamat datang kawan academic!
Mungkin ada yang baru mengenal istilah organisasi, atau sudah malang-melintang di dunia organisasi? Sejak Sekolah Dasar (SD) sampai di dunia perkuliahan, organisasi mempunyai pengertian, tujuan dan macam-macam yang berbeda. Semua unik dan mengesankan.
Nah, kali ini kita akan mengupas fungsi organisasi secara gamblang, lengkap dan menyeluruh terkait fungsi organisasi. Jikalau kawan-kawan academic ada bahan diskusi, bisa menjadi bahan wawasan kita untuk dibahas di kolom komentar. Ok, mari kita mulai membahasa fungsi organisasi!
1. Pengertian Organisasi
Victor A Thompson memberikan alternatif pengertian mengenai organisasi. Organisasi adalah suatu integrasi dari sejumlah spesialis-spesialis yang bekerja sama dengan sangat rasional dan impersonal. Kerjasama tersebut dilakukan demi mencapai beberapa tujuan spesifik yang telah direncanakan sebelumnya.
Konkritnya, organisasi terdiri dari dua orang atau lebih yang menjalin kesepakatan bersama untuk mencapai sebuah tujuan atau cita-cita. Jadi, suatu organisasi terdapat beberapa orang dan ada tujuan-tujuan yang akan dilaksanakan. Dari dua point ini, nantinya lingkup organisasi akan meluas meliputi tujuan-tujuan, struktur, fungsi struktur, prinsip hingga visi misi sebuah organisasi.
2. Tujuan-Tujuan Organisasi
Setiap organisasi pasti memiliki tujuan. Bisa berupa tujuan dari visi maupun tujuan untuk mewujudkan visi melalui misi. Berikut ini beberapa tujuan organisasi sebagai berikut:
a. Tujuan dibentuknya organisasi untuk mewujudkan cita-cita atau tujuan dari organisasi itu sendiri.
b. Organisasi juga dibentuk agar dapat menyatukan personal-personal yang memiliki kesamaan tujuan.
c. Organisasi sebagai alat untuk mempermudah, mempercepat tercapainya target tujuan maupun impian.
3. Fungsi-Fungsi Organisasi
a. Perencanaan (planning)
Setiap tujuan yang akan dicapai perlu perencanaan yang matang. Perencanaan tersebut meliputi riset kecil-kecilan maupun riset dalam skala besar. Riset skala kecil dilakukan apabila masalah ataupun tujuan yang hendak dicapai merupakan masalah atau tujuan kecil. Masalah atau tujuan yang bisa dipecahkan melalui nalar maupun pengetahuan dari berbagai anggota.
Berbeda dengan riset skala besar, riset ini digunakan untuk fungsi organisasi yang mempunyai tujuan besar ataupun masalah besar. Organisasi yang melakukan riset besar biasanya memiliki berbagai faktor. Salah satunya pernah melakukan hal yang sama namun gagal sehingga memerlukan riset dengan skala besar agar hasil bisa maksimal.
Selain hal di atas, skala besar barangkali dilakukan karena adanya kompetitor yang tinggi sehingga memerlukan strategi-straegi yang brilian sekaligus dapat menebak masa depan. Selain itu, riset skala besar digunakan karena tujuan targeting yang akan dituju merupakan penentu berjalan tidaknya sebuah perusahaan
b. Pengaturan (organizing) Fungsi Organisasi
fungsi organisasi dari sisi pengaturan merupakan unsur yang bisa dikatakan sebagai penentu sebuah fungsi organisasi akan berjalan sesuai targeting atau tidak. Dengan adanya pengaturan, sebuah fungsi organisasi akan berjalan sesuai relnya masing-masing. Di dalamnya terdapat berbagai kesepakatan-kesepakatan yang disetujui bersama dan semua saling rela untuk melakukannya.
Pengaturan fungsi organisasi tidak semua sama, semua menyesuaikan dengan kondisi sebuah organisasi. Bahkan, terdapat organisasi yang di dalamnya menerapkan peraturan-peraturan yang sangat santau. Di pengaturan ini. Semua tergantung pimpinan atasanya sehingga memungkinkan fungsi organiasi satu dengan organisasi lainnya berbeda.
Example, fungsi organisasi OSIS dengan fungsi organisasi yang telah berbentuk perusahaan tentu akan berbeda. Peraturan di OSIS kemungkinan akan lebih santai, tak terlalu ketat dan saling bekerjasama dalam ikatan yang tak terputus.
Berbeda dengan perusahaan, masing-masing individu sudah ditetapkan memiliki tugas pokoknya masing-masing. Dan setiap masing-masing bertanggung jawab atas pekerjaannya. Bila di sebuah perusahaan terdapat personal yang tidak dapat menjalankan tugasnya, biasanya akan dikenakan sanksi sampai diberhentikan.
c. Pengawasan (Controlling) Fungsi Organisasi
Tahap selanjutnya berupa pengawasan. Pengawasan ini dilakukan karena adanya aturan di bagian atas pembahasan point ini. Acapkali sebuah organisasi memiliki SDM-SDM yang belum terbiasa dengan aturan yang ada. Bisa karena faktor lingkungan asalnya, kebiasaan maupun hanya sebatas tidak suka dengan peraturan yang telah dibuat.
Maka dari itu, gunanya pengawasan sangat diperlukan agar semua individu dapat bergerak beriringan. Bersama-sama di waktu yang sama dan tempat yang telah disepakati bersama dalam rangka mencapai tujuan. Pengawasan ini merupakan faktor penting, sekali lengah kemunkinan akan menjadi budaya organiasi yang buruk.
d. Laporan (Accounting) Fungsi Organisasi
Tahap terakhir dari fungsi organisasi adalah laporan. Laporan adalah hasil berjalannya roda organiasi selama waktu yang telah ditentukan. Saat laporan, seorang pelapor dalam hal ini sekretaris harus mengungkapkan sejelas-sejelasnya kondisi organiasi, Baik itu terpuruk, atau mengalami kemajuan.
Jangan sampai suatu organisasi melapokan hasilnya hanya yang baik-baik saja, menutupi kelemhan dan kekeurangan organiasi. Mengapa demikian, karena hakikat dari laporan adalah menyampaikan data riil di lapangan untuk melihat kondisi sebuah perusahaan atau organiasasi.
e. Evaluasi Fungsi Organisasi
Bila boleh menambah satu lagi, fungsi organisasi sebagai evaluasi. Inilah puncak pekerjaan yang dilakukan para anggotanya menindaklanjuti laporan. Di dalam evaluasi, hal paling urgent di bahas adalah hal-hal individu yang belum bisa mengikuti aliran sebuah organiasi.
]di dalam evaluasi tersebut, bukan hanya berisi hukuman atau justifikasi kebenaran, namun lebih mencari solusi agar personal yang beramasalah menemukan solusinya. Bila tidak ada esolusi dan menjadi virus bagi sebuah organaisasi maka mau tidak mau perlu dinonaktifkan.
4. Unsur-Unsur Organiasasi
Maksud dari unsur-unsur organisasi adalah hal-hal yang harus ada alam sebuah organisasi. Tanpa adanya hal-hal tersebut mungkin tidak akan disebut organisasi, namun berupa kumpulan ataupun gerombolan. Perbedaannya, organisasi memliki stuktur dan perencanaan yang jelas, sedangkan kumpulan atau gerombolan lebih pada perkumpulan yang hanya menyalurkan hobi. Di dalamnya mungkin belum ada tujuan dan perencanaan yang jelas.
Adapun unsur-unsur organisasi terdiri dari:
a. Anggota
Anggota adalah seseorang yang dipimpin dalam sebuah organisasi. Setiap anggota harus mampu mengerti arti pentingnya menjadi anggota. Dalam bahasa kongkritnya, anggota dapat diidentikkan dengan kata jamaah. Begitu pentingnya sebuah jamaah untuk mendukung segala keputusan yang memimpin.
Ingatlah, bahwa menjadi jamaah (anggota) bukanlah berarti menjadi bawahan. Karena sejatinya, kekuatan jamaah adalah kekuatan per individu yang menyatu dalam wadah kebersamaan dan ketulusan. Jamaahlah parlemen kecil namun manfaatnya dapat mengguncang dunia.
b. Pemimpin
Pemimpin adalah orang yang dapat memahami anggotanya. Pemimpinlah yang berfungsi menghimpun kecerdasan-kecerdasann anggota-anggotanya. Dengan demikian, pemimpin harus pandai meracik bumbu-bumbu kecerdasan yang ada menjadi sajian hidangan yang sangat lezat.
c. Struktur
Hal yang tak kalah penting dalam sebuah organisasi adalah struktur. Unsur ini merupakan pijakan awal dari mana, ke mana dan sampai kapan sebuah perusahaan akan berlangsung menargetkan goalnya. Struktur inilah yang akan membagi antar personal mendapatkan tanggung jawabnya masing-masing.
d. Tujuan
Setiap organisasi memiliki tujuan yang beragam tergantung jenis organisasinya. Jenis organisasi ada yang bergerak di sosial, keagamaan, pendidikan dan lain sebagainya. Tujuan inilah yang akan menentukan bagaimana sebuah organisasi berjalan. Dalam artian, semakin tinggi tujuan akan semakin rumit pula sebuah plan yang dikerjakan.
5. Fungsi Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi itu sendiri juga memiliki beberapa hal. Fungsi berbeda dengan tujuan, jika tujuan adalah hal yang akan dilakukan masa yang akan datang, fungsi merupakan hal yang harus dilakukan sebelum melakukan. Dalam artian organisasi menjadi tempatnya bertemunya pikiran-pikiran baru.
a. Struktur Fungsi Organisasi sebagai Kejelasan Kedudukan
Struktur berfungsi sebagai alat untuk mengatur posisi-posisi dalam organisasi. Tentu saja, semua tak bisa menjadi pemimpin, begitu pula sebaliknya. Adanya kejelasan kedudukan ini selain memperjelas bagiannya masing-masing juga untuk meringankan beban seorang pemimpin.
b. Struktur Fungsi Organisasi sebagai Kejelasan Tanggung Jawab
Bila dalam sebuah organisais terdapat problem, problem tersebut diurut sampai akarnya. Langkah demikian diambil demi mengetahui dari mana asal masalah terjadi. Otomatis, yang bertanggung jawab adalah orang yang diamahi memegang jabatan tersebut.
c. Struktur Fungsi Organisasi sebagai Kejelasan Alur Hubungan
Mengingat semakin banyaknya gaya komunikasi dalam sebuah organisasi, perlu diinagtkan bahwa fungsi struktur merupakan jawaban dari pertanyaan alur hubungan. Bisa jadi, dalam sebuah organisasi bila ada problem bawahan bisa langsung lapor, namun adapula bila terjadi problem harus melewati sekretaris.
d. Struktur Fungsi Organisasi sebagai Kejelasan Uraian Tugas
Point keempat merupakan point yang digunakan organiasi untuk membagikan batas-batas tugas. Dengan adanya uraian tugas yang jelas, setiap personal dapat paham mengenai batasan-batasan dalam melaksanakan tugasnya.
6. Asas/Nilai-Nilai Fungsi Organisasi
Asas atau nilai-nilai organisasi adalah hal-hal yang dijadikan pegangan dalam berorganisasi. Nilai-nilai itulah yang senantiasa tertanam di dalam benak anggotanya. Biasanya, agar asas ataupun nilai-nilai organisasi ini dapat tertanam oleh para anggotanya, sebuah organisasi menjadikannya yel-yel sebelum mereka bekerja.
Cara-cara seperti ini sudah banyak dilakukan di berbagai organisasi termasuk perusahaan-perusahaan besar. Dengan adanya apel pagi diawali dan diakhiri yel-yel values perusahaan, diharapkan dapat merubah mindset sekaligus perilaku dalam menyelesaikan tugas.