Ingin mengajukan kunjungan ke media massa tapi bingung cara membuat surat pengantarnya? Jangan bingung, berikut adalah contoh surat kunjungan ke Redaksi Media Massa yang bisa Kamu jadikan referensi untuk membuatnya.
KOP SURAT
Nomor : 01/A/PT Hasan Berkah Melimpah/XII/2013 Yogyakarta, 28 Desember 2015
Lamp. : –
Hal : Kunjungan Redaksi Academic Indonesia
Kepada Yth.
Pimpinan Redaksi Media Online Academic Indonesia
di – Tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Salam silaturrahim kami sampaikan semoga Allah SWT senantiasa memberikan limpahan taufiq dan hidayah kepada kita dalam menjalankan tugas sehari – hari. Amin.
Sehubungan dengan akan diadakannya Program Tebar Seribu Genset untuk Masjid bekerja sama dengan Pusat Pengusaha Mulim yang InsyaAllah akan diselenggarakan pada:
Hari, tanggal : Jumat, 3 Januari 2016
Waktu : Pukul 12.00-12.30 WIB
Tempat : Lapangan Gelora Bungkarno
Agar program diatas dapat bermanfaat secara luas, kami perwakilan panitia dari PT Hasan Kaya Melimpah beserta Pengurus Pusat Pengusaha Muslim bermaksud melakukan kunjungan Pimpinan Redaksi Media Online Academic Indonesia.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan terkabulnya permohonan ini, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Yogyakarta, 28 Desember 2015
Muhammad Hasan
Direktur PT Hasan Kaya Melimpah
Surat di atas adalah contoh surat kunjungan ke salah satu Redaksi Media Massa. Surat kunjungan redaksi adalah surat yang digunakan oleh berbagai lembaga, perusahaan, CEO, event organiser atau sebuah kelompok untuk meminta bantuan media terkait publikasi acara. Adapun kegiatannya bisa meliputi event, lomba, atau kegiatan-kegiatan komunitas.
Adapun prosedurnya cukup mudah, bila Anda mempunyai event seminar atau yang berkaitan dengan masyarakat umum Anda bisa bekerja sama dengan media dalam hal publikasi. Caranya, pertama Anda tulis surat kunjungan redaksi seperti di atas.
Kedua, Anda lalu mengirimkan surat kunjungan ke kantor redaksi media yang Anda tuju. Jangan lupa cantumkan nomer telephon yang dapat dihubungi. Jadi, di amksimal 3 hari Anda akan menerima telephon untuk datang ke media bersangkutan.
Saat Anda di telephon, Anda akan mendapatkan jadwal khusus mengenai kapan kunjungan redaksi Anda. Berterus teranglah, bila bisa katakan bisa, namun bila waktu berbenturan dengan acara yang lebih penting saya sarankan Anda menegosiasi kembali.
Hal tersebut penting sebab usahakan Anda datang tepat waktu, lebih baiknya lagi datang 10 sampai 15 menit sebelum Anda bertemu dengan kepala redaksi media.
Utarakan Event Anda
Saat Anda bertemu dengan kepala redaksi, utarakan secara runtut event yang akan Anda selenggarakan. Pertama barangkali Anda bisa menyebutkan acara yang akan Anda laksanakan. Setelah itu jelaskan mengenai latar belakang mengapa acara tersebut diadakan.
Selanjutnya, Anda dapat mengulas mengenai target peserta mulai dari umur, jenis kelamin, sampai target yang akan mengikuti event yang akan Anda adakan. Baru kemudian Anda bisa menjelaskan mengenai kapan acara tersebut dilaksanakan. Jelaskanlah secara rinci dan memukau.
Intinya, hal yang tak boleh terlewat adalah komunikasi Anda harus menunjukkan bahwa acara yang Anda buat adalah acara yang berkualitas. Semakin pemaparan Anda runtut, mudah dicerna dan mengandung banyak nilai lebih tentu akan mendapat perhatian besar dari media.
Maksud dari mendapat perhatian lebih nantinya publikasi event Anda akan diberikan porsi yang lebih. Ya, selain Anda bisa menampilkan foto dari panitia, Anda juga mendapat penjelasan terkait event Anda (review) dari media yang besar dan terpercaya.
Nah itu tadi penjelasan singkat mengenai contoh surat kunjungan ke Redaksi Media Massa. Barangkali Anda bisa mempraktikkannya langsung, kapan lagi event Anda mendapat publikasi luas secara cuma-cuma?